PROFESIONAL JEFE SERVICIO CIVIL 3

NATURALEZA DEL TRABAJO 

Planeamiento, dirección, organización, coordinación y supervisión de labores técnicas administrativas en un centro de responsabilidad con participación en la gestión y normalización de programas sustantivos, de apoyo o de asesoría,  cuyos productos generan impacto a nivel institucional, sectorial o subsectorial.  

ACTIVIDADES 

Planear, dirigir, coordinar, organizar y supervisar la programación y desarrollo de proyectos, investigaciones, estudios, análisis y programas variados propios de la Unidad a su cargo.

Dirigir, supervisar y evaluar la implementación de sistemas de trabajo, procedimientos, métodos y control para la realización de las actividades y solución de los problemas diversos. 

Proponer a los niveles superiores las políticas, planes y programas de trabajo a ejecutar por la Unidad que dirige y evalúa sus resultados, recomendando los cambios o ajustes necesarios para el logro de los objetivos establecidos. 

Programar, coordinar, supervisar y evaluar el desarrollo de proyectos e investigaciones especializadas concernientes a un área profesional específica o bien con carácter interdisciplinario. 

Asignar, orientar y supervisar las labores encomendadas a sus colaboradores, velando porque las mismas se desarrollen con apego a las normas técnicas y jurídicas vigentes  y aplicables a  su campo de actividad. 

Coordinar las actividades de la Unidad a su cargo con funcionarios de su organización o bien con otras instituciones públicas o privadas, según corresponda.  

Organizar, coordinar y supervisar la preparación de material divulgativo e informes técnicos sobre las actividades que se realizan en la unidad  a su cargo. 

Promover programas y actividades de capacitación  para sus colaboradores, con el fin de procurar  su desarrollo personal y laboral.  

Motivar a sus colaboradores la implementación de sistemas  de control interno en la unidad a su cargo, con el fin de disminuir el riesgo de que se cometan errores o deficiencias que atenten contra los objetivos organizacionales y el servicio a los usuarios.

  Atender y resolver consultas verbales y escritas que le presentan sus superiores, colaboradores, compañeros y público en general,  asimismo brinda asesoría en materia de su especialidad. 

Asistir a reuniones con superiores o con sus colaboradores, con el fin de coordinar actividades, mejorar métodos y procedimientos de trabajo, analizar y resolver problemas que se presentan en el desarrollo de las labores, evaluar programas, actualizar conocimientos, definir situaciones y proponer cambios, ajustes y soluciones diversas. 

Redactar y revisar informes, proyectos, reglamentos, instructivos, manuales, memorandos, circulares, cartas, mensajes, y otros instrumentos técnicos y documentos similares que surgen como consecuencia de las actividades que realiza. 

Velar porque se cumplan las normas disciplinarias establecidas y atiende las actividades relacionadas con el período de inducción de los empleados que ingresan a la unidad que dirige. 

Mantener controles sobre los diferentes trabajos que se realizan en la dependencia, velando porque éstos se cumplan de acuerdo con los programas, fechas y plazos establecidos. 

Revisar, corregir y firmar informes, cartas, memorandos y otros documentos variados que se preparan en la unidad y vela por su correcto trámite.

Supervisar y controlar que los documentos que se confeccionan y tramitan en la Unidad bajo su responsabilidad, sean preparados de manera exacta y de acuerdo con los programas respectivos.  

Controlar y reportar las fallas del equipo que se emplea para el trabajo en la dependencia que dirige. 

Atender y resolver consultas de trabajo que le presentan sus colaboradores y los orienta en la ejecución de las tareas.

Orientar y emitir directrices a sus colaboradores sobre asuntos técnicos relacionados con los procedimientos por aplicar. 

Supervisar y controlar el correcto manejo de valores, archivos, registros, tarjeteros, manuales, comprobantes, informes, comunicaciones, facturas, y otros documentos. 

Velar por la correcta utilización de la asistencia técnica brindada por organismos internacionales.  

Dictar conferencias, charlas u otras actividades similares, sobre temas de materias relacionadas con el campo de su actividad o formación.

 Realizar las labores administrativas que se derivan de su función. 

Ejecutar otras tareas propias relacionadas con la especialidad del puesto o con su formación profesional. 

CONDICIONES ORGANIZACIONALES Y AMBIENTALES 

SUPERVISION RECIBIDA: 

- Trabaja con independencia, siguiendo la política de la institución aplicable a su área de actividad y la legislación que define y regula las actividades del organismo. 

- Las Áreas asignadas son de naturaleza variada y requieren atención y exactitud por parte del funcionario, así como iniciativa y creatividad para resolver, de manera adecuada, las situaciones y problemas que se presenten durante el desarrollo de las labores. Requiere tomar decisiones sobre situaciones que se presentan de manera imprevista.

- Su trabajo es supervisado en virtud de lo establecido en el Plan Anual Operativo y del Plan  Estratégico, de acuerdo con el deber de cumplimiento y de rendición de cuentas, su aptitud para organizar, dirigir e integrar al personal y la motivación que logra de éste, así como por la oportunidad y eficacia de las acciones y medidas adoptadas para el cumplimiento de los objetivos de la dependencia donde labora. 

- Además, su labor es evaluada según el grado de cumplimiento de lo encomendado, así como por la cantidad, exactitud, rapidez, calidad y oportunidad en la entrega de sus productos y los resultados obtenidos, la originalidad de los aportes, la contribución al trabajo en equipo, el análisis de los informes que presenta, el impulso y el fomento de la polifuncionalidad en sus colaboradores, la eficacia y eficiencia de los métodos empleados, el acierto de las recomendaciones.   

SUPERVISION EJERCIDA:

Le corresponde organizar, coordinar, asignar y supervisar el trabajo a personal, profesional, técnico, administrativo, de oficina, especializado y misceláneo, por lo que es responsable por el eficaz y eficiente cumplimiento de las actividades a ellos asignadas.   

RESPONSABILIDAD POR FUNCIONES: 

La naturaleza del trabajo exige a las personas que ocupen esta clase de puesto, la aplicación de los principios y técnicas de una profesión, para planear, coordinar, dirigir y supervisar las actividades que competen a la Unidad a su cargo. 

Asume responsabilidad por el trabajo que le asigna a sus colaboradores, por lo que debe dar seguimiento para que éste reúna las características de calidad y oportunidad requeridas. Las labores exigen ser realizadas con esmero,  dedicación y oportunidad, por cuanto, un error en las mismas puede originar  responsabilidad administrativa, civil, social y penal, en caso de que  incurra en alguna causal que atente contra los objetivos organizacionales y el interés público, de conformidad con el marco jurídico vigente. 

De igual forma, resulta responsable por los aportes y contribuciones que efectúe al proceso de trabajo. En su labor cotidiana tiene acceso a información confidencial, cuya revelación, sin previa autorización, puede originar conflictos, inconvenientes de trascendencia y perjuicios de diversa índole. 

POR RELACIONES DE TRABAJO: 

La actividad origina relaciones constantes con superiores, colaboradores, funcionarios de instituciones públicas y de empresas privadas, nacionales y extranjeras, y público en general, todas la cuales deben ser atendidas con confidencialidad, tacto y afabilidad. 

POR EQUIPO Y MATERIALES: 

Su acción debe desarrollarse dentro del marco jurídico y ético que rige al servidor público.  Debe responsabilizarse por optimizar los recursos humanos, financieros, tecnológicos y materiales que le son suministrados para el desarrollo de las actividades. Debe impulsar y fomentar la polifuncionalidad y el desarrollo de actividades en equipo. 

CONDICIONES DE TRABAJO: 

Labora en condiciones normales de una Oficina. Dependiendo del cargo y de la razón de ser de la Institución para la cual labora, le  puede corresponder visitar otras instituciones públicas y empresas privadas o incluso realizar giras a diferentes lugares del país, así como laborar fuera de su jornada ordinaria, cuando las necesidades institucionales así lo ameriten.  

La actividad demanda esfuerzo mental para analizar situaciones e información muy variada, con el fin de emitir criterio profesional, adaptarse a circunstancias cambiantes en forma permanente y promover una toma de decisiones oportuna y eficaz. 

Por la índole de las funciones y las  demandas de los usuarios, el trabajo puede originar situaciones de intenso estrés, que pueden provocar enfermedades e incapacidades temporales.  

Debido al avance tecnológico, el trabajo demanda el uso frecuente de equipo de cómputo,  lo cual expone a la radiación constante de monitores, ruido de impresoras  y mantener una posición muy sedentaria, provocando cansancio y afectando la salud física de los ocupantes de los puestos en este nivel. 

CONSECUENCIA DEL ERROR:

Los errores cometidos pueden provocar pérdidas económicas cuantiosas, daños, atrasos o confusiones en la planeación y la dirección de las actividades desempeñadas, la calidad del servicio, la toma de decisiones y el desenvolvimiento organizacional de la dependencia donde labora, creando una mala imagen para la institución. 

La revelación de información confidencial puede causar perjuicios a la organización y hasta daños morales a terceras personas. En algunos casos, los errores podrían generar responsabilidades administrativas, penales, pecuniarias o civiles, compromiso subsidiario del Estado, así como nulidad de las actuaciones a su cargo, por lo que las actividades deben desarrollarse con sumo cuidado y precisión. 

CARACTERISTICAS PERSONALES 

Habilidades: 

 Visión estratégica respecto a las políticas públicas asociadas a su centro de responsabilidad

 Ingenio para decidir el momento de dirigir una organización o centro de responsabilidad

 Liderazgo proactivo

 Capacidad para aportar a la formulación de políticas públicas

 Concentración para organizar el trabajo propio y atender varias  actividades en forma simultánea

 Capacidad para percibir las necesidades, intereses y problemas de los demás

 Manejo y resolución de situaciones imprevistas

 Habilidad para relacionarse con el entorno sociopolítico de la institución que representa.

 Capacidad para la conducción de un negocio tratando de obtener el máximo aprovechamiento de los recursos disponibles

 Habilidad para trabajar en equipo

 Habilidad para enfrentar situaciones de trabajo bajo intensa presión

 Servicio de calidad al usuario interno y externo

 Autocontrol

 Tolerancia

 Creatividad

 Capacidad de negociación y convencimiento

 Habilidad para la expresión oral y escrita.

 Actitudes:

 Identificación y compromiso con la visión, misión y objetivos de la institución que representa.

  Empeño  e interés en lo que realiza

 Receptivo a críticas que mejoren el trabajo realizado y permitan eficaz y eficientemente el cumplimiento de los objetivos

 Buenas relaciones humanas

 Orden y disciplina en los métodos de trabajo

 Dinamismo, paciencia, optimismo, cooperación y afabilidad.

 Discreción y lealtad a la institución

 Disposición para el cambio CONOCIMIENTOS

 Debe mantener actualizados los conocimientos y técnicas propias de su especialidad, así como el desarrollo de nuevas competencias con el fin de garantizar su idoneidad permanente, por cuanto su labor exige una actitud proactiva y de servicio con aportes creativos y originales durante toda su carrera.

Además de los conocimientos propios de su formación, es elemental que conozca sobre: 

 Organización y funcionamiento de la Administración Pública costarricense.

 El entorno político, científico, económico, social y cultural nacional e internacional.

 Misión, visión, organización y funciones de la Institución para la cual labora

 Estatuto de Servicio Civil y su reglamento y demás leyes conexas con el Régimen de Empleo Público.

 Conocimiento del entorno político, científico, económico, social y cultural nacional e internacional.

 Idioma inglés.

 Sistemas informáticos propios de la dependencia donde se ubica, así como herramientas informáticas tales como: procesador de textos, hojas electrónicas, entre otros. 

REQUISITOS 

- Licenciatura o posgrado en una carrera atinente con el cargo o con la especialidad del puesto.  

- Siete años experiencia en labores profesionales relacionadas con el puesto, con la especialidad de éste o bien con su formación profesional, de los cuales al menos tres años debe haber supervisado personal profesional. 

REQUISITOS LEGALES 

- Incorporación al  Colegio Profesional Respectivo, cuando su ley así lo establezca para el ejercicio del correspondiente grado y área profesional (Resolución DG-331-2011 del 23/06/2011 publicado en La Gaceta N° 141 del 21/07/2011).

- Licencia de conducir cuando el puesto lo exija.

- Declaración  de bienes y rendir la garantía  o póliza de fidelidad cuando el puesto, por ley expresa así lo indique.