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OFICINISTA DE SERVICIO CIVIL II
NATURALEZA DE LA CLASE
Ejecución de
labores que implican experiencia para la realización de labores de mayor
cuidado y trascendencia en la administración de documentos,
correspondencia, ejecución de trámites y controles administrativos
derivados de los procesos de trabajo asignados o la coordinación de labores
de administración de bodegas.
ACTIVIDADES
GENERALES
- Asignar,
supervisar, controlar y ejecutar la preparación, trámite, registro y
archivo de documentos; recepción, registro y despacho de correspondencia;
actualización y suministro de información; atención al público, recaudación
y otras actividades de carácter asistencial en el ámbito administrativo;
esto con el fin de contribuir al logro de los objetivos institucionales y
los requerimientos de los usuarios internos y externos.
- Preparar
documentos varios tales como: informes, cuadros, gráficos, oficios, diapositivas
y otros, utilizando técnicas modernas de oficina, con el fin de obtener
productos de excelente presentación que apoyen los estudios y servicios de
la Dependencia en la que labora.
- Elaborar
la agenda de actividades de la oficina en la cual labora y controlar su
ejecución en los plazos establecidos.
- Mantener
ordenados y actualizados los sistemas, procesos y procedimientos relativos
a la gestión de archivo administrativo o específicos, derivados de la
dependencia respectiva o del quehacer institucional.
- Recaudar
dinero por diversos conceptos en una ventanilla o caja de recaudación,
producto de venta de especies fiscales, de boletines, publicaciones,
valores, pago de tributos, admisión a parques nacionales y otros similares.
- Hacer
cierres de caja, entregar el dinero recaudado a superiores o depositarlo en
agencias bancarias, sellar comprobantes de pago, realizar el conteo y
clasificación de dinero, llevar controles sobre el dinero recaudado, hacer
cálculos aritméticos sencillos utilizando instrumentos auxiliares.
- Entregar
cheques por concepto de pagos a proveedores, viáticos a funcionarios,
facturas, formularios de solicitud de viáticos y otros de similar
naturaleza.
- Participar
en actividades de capacitación que actualizar y desarrollar los
conocimientos propios del campo de acción.
- Mantener
controles actualizados sobre las actividades bajo su responsabilidad,
velando por que se cumplan de acuerdo con los planes establecidos y se
tomen las medidas de control interno para minimizar la comisión de errores
que atenten contra los objetivos organizacionales.
- Realizar
las labores administrativas que se derivan de su función, tales como:
llenar boletas de control, preparar informes de labores, reportes de
anomalías detectadas, entre otras.
- Resolver
consultas y suministrar información a superiores, compañeros y público en
general, relacionadas con la actividad a su cargo.
- Participar
en actividades de capacitación para actualizar y desarrollar conocimientos teóricos
y prácticos propios de su campo de acción.
- Proponer
mejoras e innovaciones relacionadas con nuevos métodos y procesos de
trabajo, así como proyectos que mejoren la calidad del servicio de la
Unidad en la cual labora.
- Participar
en la elaboración de planes de trabajo en la Dependencia donde labora.
Ejecutar otras
tareas propias del cargo que desempeña acorde con la normativa técnica y
legal vigente.
CONDICIONES
ORGANIZACIONALES Y AMBIENTALES
SUPERVISION
RECIBIDA:
Trabaja
siguiendo normas establecidas e instrucciones generales en cuanto a métodos
y sistemas de trabajo. La labor es supervisada y evaluada por medio de la
apreciación de la calidad y puntualidad del trabajo realizado y los
resultados obtenidos. En el desempeño del cargo se requiere de iniciativa,
por cuanto se deben interpretar instrucciones emanadas de los superiores,
así como desarrollar métodos y esquemas de trabajo que respondan con
eficiencia y calidad a las exigencias del puesto.
SUPERVISION
EJERCIDA:
Le puede
corresponder supervisar personal de menor nivel.
RESPONSABILIDAD
POR FUNCIONES:
Es responsable
porque los servicios y actividades encomendadas, se cumplan con eficiencia,
esmero y puntualidad, así como de conformidad con los procedimientos
establecidos en el protocolo de la actividad que se atiende; ello para no
provocar distorsiones o alteraciones en los procesos en que se participa.
Debe mantener
discreción por información confidencial que conoce, cuya revelación
inoportuna puede originar daños, perjuicios u otros inconvenientes de
trascendencia y de impacto directo sobre el normal desarrollo de las
funciones atribuidas a la
Dependencia donde labora.
Su acción debe
desarrollarse dentro del marco jurídico y ético que rige al servidor
público, por ello asume responsabilidad administrativa, civil, social y
penal, según sea el caso, cuando incurra en alguna causal que atente contra
los objetivos organizacionales y el interés público.
POR RELACIONES
DE TRABAJO:
La actividad origina
relaciones constantes con superiores, compañeros y público en general, las
cuales deben ser atendidas con tacto y discreción.
POR EQUIPO Y
MATERIALES:
Es responsable
por el adecuado empleo del equipo y los materiales que se le han asignado
para el cumplimiento de sus actividades, tal como equipo computarizado,
fax, central telefónica y demás equipo de trabajo. Asimismo, debe velar por
el adecuado mantenimiento y custodia del equipo y reportar cualquier falla
o anomalía a la instancia competente para su reparación y mantenimiento
oportuno.
CONDICIONES DE
TRABAJO:
- Generalmente,
las labores características de esta clase se realizan en condiciones
controladas de oficina que requieren mayor esfuerzo mental que físico,
pueden ser desarrolladas en forma individual o en equipo.
- Le
puede corresponder laborar fuera de la jornada ordinaria de trabajo, cuando
las condiciones lo exijan, así como trasladarse a distintos lugares fuera
de su lugar de trabajo, cuando el trabajo así lo exija.
- Debido
al avance tecnológico, el trabajo demanda el uso frecuente de equipo de
cómputo, lo cual expone a la radiación constante de monitores, ruido de
impresoras, mantener una posición muy sedentaria, provocando cansancio y
afectando la salud física de los ocupantes de los puestos.
- Las
responsabilidades asignadas generan algún nivel de presión debido a la
necesidad de cumplir con las exigencias cambiantes de los usuarios y el
vencimiento de plazos establecidos para entregar y cumplir con las
obligaciones, lo cual puede provocar enfermedades por estrés.
CONSECUENCIA
DEL ERROR:
Los errores
que eventualmente se puedan cometer pueden causar daños o atrasos en los
procesos en los cuales se participa, en detrimento del servicio público
afectando la imagen institucional, sin embargo pueden ser advertidos y
corregidos en fases posteriores de revisión de las labores que se
desempeñan.
CARACTERISTICAS
PERSONALES
Habilidades
- Honradez
- Organización
y agilidad en el trámite de los asuntos asignados
- Capacidad
para trabajar en equipo y para efectuar diversas actividades en forma
simultánea.
- Capacidad
para comprender mensajes y textos escritos.
- Dominio
en el manejo de paquetes de cómputo y sistemas modernos de archivo, así
como manejo de equipo de oficina.
- Habilidad
para expresar ideas en forma oral y escrita.
- Habilidad
para redactar y realizar cálculos aritméticos sencillos.
Actitudes
- Identificación con la misión, visión y objetivos institucionales.
- Disponibilidad
para tratar en forma cortés y amable al público que solicita los servicios,
disposición y espíritu de servicio.
- Dedicación
y esfuerzo en su cometido.
- Presentación
personal adecuada acorde con el cargo que desempeña y las demandas del
servicio que se brinda.
- Discreción
sobre los asuntos encomendados, disposición al cambio.
Conocimientos
Las exigencias
de la clase obliga a mantener actualizados los conocimientos y técnicas
propias del campo de actividad, tener conocimiento general de la estructura
formal y funcional de la
Dependencia a la que presta apoyo, así como el desarrollo
de nuevas competencias con el fin de garantizar la idoneidad permanente,
por cuanto la labor exige una actitud proactiva y de servicio con aportes
creativos y originales durante la permanencia de la gestión.
Además de los
conocimientos propios de la formación requerida, es elemental que se
conozca sobre:
• Organización y funcionamiento de la
Administración Pública costarricense.
• Misión, visión, organización y funciones de la Institución
para la cual labora.
• Estatuto de Servicio Civil y su reglamento y demás leyes
conexas con el Régimen de Empleo Público.
• Sistemas informáticos propios de la dependencia donde se
ubica, así como herramientas informáticas tales como: procesador de textos,
hojas electrónicas, entre otros.
CONSECUENCIA
DEL ERROR:
Los errores
que eventualmente se puedan cometer pueden causar daños o atrasos en los
procesos en los cuales se participa, en detrimento del servicio público
afectando la imagen institucional, sin embargo pueden ser advertidos y
corregidos en fases posteriores de revisión de las labores que se
desempeñan.
CARACTERISTICAS
PERSONALES
Habilidades
- Honradez
- Organización
y agilidad en el trámite de los asuntos asignados
- Capacidad
para trabajar en equipo y para efectuar diversas actividades en forma
simultánea.
- Capacidad
para comprender mensajes y textos escritos.
- Dominio
en el manejo de paquetes de cómputo y sistemas modernos de archivo, así
como manejo de equipo de oficina.
- Habilidad
para expresar ideas en forma oral y escrita.
- Habilidad
para redactar y realizar cálculos aritméticos sencillos.
Actitudes
- Identificación
con la misión, visión y objetivos institucionales.
- Disponibilidad
para tratar en forma cortés y amable al público que solicita los servicios,
disposición y espíritu de servicio.
- Dedicación
y esfuerzo en su cometido.
- Presentación
personal adecuada acorde con el cargo que desempeña y las demandas del
servicio que se brinda.
- Discreción
sobre los asuntos encomendados, disposición al cambio.
Conocimientos
Las exigencias
de la clase obliga a mantener actualizados los conocimientos y técnicas
propias del campo de actividad, tener conocimiento general de la estructura
formal y funcional de la
Dependencia a la que presta apoyo, así como el desarrollo
de nuevas competencias con el fin de garantizar la idoneidad permanente,
por cuanto la labor exige una actitud proactiva y de servicio con aportes
creativos y originales durante la permanencia de la gestión.
Además de los
conocimientos propios de la formación requerida, es elemental que se
conozca sobre:
• Organización y funcionamiento de la
Administración Pública costarricense.
• Misión, visión, organización y funciones de la Institución
para la cual labora.
• Estatuto de Servicio Civil y su reglamento y demás leyes
conexas con el R Régimen de Empleo Público.
• Sistemas informáticos propios de la dependencia donde se
ubica, así como herramientas informáticas tales como: procesador de textos,
hojas electrónicas, entre otros.
REQUISITOS
- Bachillerato
en Educación Media o título equivalente.
- Dos años de
experiencia en labores relacionadas con la especialidad del puesto.
- Capacitación
específica acorde con la especialidad del puesto o en su defecto
certificación o constancia que demuestre que el candidato posee los
conocimientos o el dominio del oficio respectivo, siempre que en los respectivos programas académicos no consten cursos
de igual nturaleza.
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